ギガファイル便とは何かと安全な使い方も解説！無料の理由や業務利用の線引きと他サービス比較で納得

「ギガファイル便とは何ですか」「無料のファイル便を業務で使って本当に大丈夫か」この判断を誤ると、情報漏洩リスクだけでなく、現場が勝手にシャドーITへ流れる二重の損失が生まれます。本記事では、ギガファイル便とは何かを一言で整理し、PCとスマホとiPhoneでの具体的な使い方、送り方や受け取り方、ダウンロード方法までを最短ルートで解説します。

同時に、ギガファイル便無料なぜと感じる料金モデル、安全性やセキュリティ、ギガファイル便がダメと言われる背景を、感情論ではなく実務上のリスクで分解します。ファイル便とオンラインストレージの違い、宅ファイル便やメガファイル便との比較表を踏まえ、どこまでを無料のファイル便で許容し、どこからをセキュアなオンラインストレージに切り替えるべきかという業務利用の線引きも明示します。

さらに、ギガファイル便ダウンロードできない、保存できない、見方が分からないといったトラブルのチェックポイント、情シスや総務がすぐ使える利用ルールと情報漏洩対策のミニマム版チェックリストまで一気に押さえられます。今「とりあえずギガファイル便」を続けているなら、本記事を読まずに運用を続けること自体がリスクです。

ギガファイル便とは何かを一言でいうと？メールでは送れないデータを無料で飛ばす「ファイル便」の正体

「重すぎてメールに添付できない…でも今日中に相手へ送りたい」。そんなとき、USBを持って走らなくても、数GBのデータを数クリックで飛ばせるのが、この種のファイル便サービスです。
数十MBで頭打ちのメールと違い、大容量ファイルを一時的にクラウドへアップロードし、URLリンクで共有する仕組みが特徴です。登録不要で無料、ブラウザだけで完結するので、ITに詳しくない営業担当やデザイナーでもすぐ使えることから、一気に広がりました。

ギガファイル便とは何ですかという疑問に先に答える

まず押さえたいのは、次の3点です。

• 目的：大容量データの一時的な送信・共有

• 方法：ファイルをWebサイトにアップロードし、発行されたURLを相手に送る

• 特徴：会員登録不要で無料、容量と保持期間が大きい

メール添付と並べるとイメージしやすくなります。

項目	メール添付	大容量ファイル便
主な用途	文章中心のやり取り	動画・高解像度画像・大量の資料
1通あたり容量	数十MB前後が限界	GBクラスまで対応
共有方法	メール本文に添付	URLリンクを共有
保持期間	メールボックスに残る限り	サーバー側の保持期間で自動削除
必要な操作	添付して送信	アップロード→URLコピー→送信

現場で多いのは、制作データや動画を、取引先と一度だけ共有したいケースです。オンラインストレージのようにフォルダ構成やユーザー管理を整えるほどでもないが、メール添付では明らかに容量オーバー、という場面にフィットします。

私の視点で言いますと、IT部門のサポートに入ると「とにかく今このデータを送りたいだけ」というニーズが非常に多く、そうした“瞬発力重視”の要望に、この手のサービスはうまくハマっています。

宅ファイル便やメガファイル便が消えたあとに広がった背景

この種のファイル便は以前から存在していましたが、ある有名サービスの終了や情報漏洩ニュースをきっかけに、情シスや総務が「代わりをどうするか」を真剣に考え始めました。結果として、登録不要で使いやすいサービスへ利用が集中し、現在のようなポジションになっています。

背景には、次のような現場事情があります。

• メールサーバーやSAMBAなどの社内ファイルサーバーは、外部との大容量共有に向かない

• オンラインストレージはセキュアだが、「アカウント発行」「アクセス権設定」などの初期ハードルがあり、一見すると“今すぐ送りたい人”には遠く感じられる

• テレワークやフリーランスとの協業が増え、会社をまたいだデータ共有の頻度が急増

結果として、次のような流れが典型的に起きています。

1. 宅配型のファイル便サービスが使えなくなる
2. 「とりあえず検索して出てきた大容量ファイル便を使う」
3. 無料・登録不要で便利なので、社内で一気に口コミ拡散
4. 後追いで情シスが「安全性は大丈夫か」「業務利用をどこまで許容するか」を検討

ここで重要なのは、「サービスそのものが危険かどうか」だけを議論しても、実際の事故は防げないという点です。実務では、

• URLの送り先メールアドレスを打ち間違える

• 保持期間を最大にしてしまい、公開期間が長くなりすぎる

• 削除キーを控えておらず、誤送信後にすぐ消せない

といったヒューマンエラー起点の情報漏洩リスクの方がはるかに多く見られます。

だからこそ、中小企業には「禁止か容認か」ではなく、何に使ってよくて、どこからはオンラインストレージや社内ストレージへ切り替えるかという線引きと運用ルールが欠かせません。これを決めておかないと、表に出てこないシャドーIT（個人クラウドや私物スマホ経由のファイル共有）が静かに広がり、気づいたときにはコントロール不能になっていることもあります。

このあと触れていく章では、PCやスマホでの具体的な使い方から、安全性、業務利用のルール作りまで、現場でそのまま使える形で整理していきます。容量に振り回されず、安心してデータを飛ばせる環境づくりの土台として捉えていただければと思います。

ギガファイル便の使い方をデバイス別に分解する。送り方や受け取り方やダウンロード方法を最短でマスター

「相手に大容量ファイルを送りたいのに、ここでモタついたら仕事が止まる」──現場でよく聞く悲鳴です。手順さえ押さえれば、このサービスはメール添付の限界を一瞬で飛び越える武器になります。パソコン、スマホ、それぞれの“最短ルート”を整理します。

パソコンでのギガファイル便の送り方とアップロード手順

PC利用者は、画面構成を正しく理解すると操作ミスが激減します。基本フローは次の通りです。

1. Webサイトを開き、アップロード枠にファイルをドラッグ&ドロップ
2. または「ファイル選択」から対象ファイルを指定
3. 保持期間を選択（相手がいつまでにダウンロードするかを聞いて設定）
4. 必要ならパスワードを設定
5. アップロード完了後に表示されるURLをコピーして、メールやチャットで相手へ送信
6. 同時に表示される削除キーを必ずメモしておく

業務利用では、次の2点を決めておくと事故が激減します。

• 保持期間の上限ルール

  「原則7日」「社外向けは3日まで」などを事前に統一しておきます。100日など極端に長い期間は、誤送信時のリスクを大きくします。

• 削除キーの保管場所

  送信メールの下書き欄や社内のメモツールに控えておき、「誤送信に気づいたら即削除」ができる状態を作っておきます。

スマホやiPhoneでのギガファイル便の使い方と動画送信のコツ

スマホでは「どこに保存されたか分からない」「アップロードが終わらない」が定番トラブルです。ここを抑えると一気にストレスが減ります。

• ブラウザ版利用の流れ

  1. ブラウザでサイトを開く
  2. 「ファイルを選択」から写真・動画を指定
  3. 保持期間とパスワードを設定しアップロード
  4. 表示されたURLをコピーしてLINEやメールで共有

• 動画送信で失敗しないポイント

  • Wi-Fi環境を優先
    数百MB〜GBクラスの動画は、モバイル回線だと途中でアップロードが止まりやすくなります。

  • iPhoneの保存先を理解する
    ダウンロードしたファイルは、多くの場合「ファイル」アプリ内の「ダウンロード」フォルダに入ります。写真アプリだけを探して「ない」と慌てるケースが非常に多いです。

  • アプリ版を使うかの判断
    頻繁に動画をやり取りするデザイナーや営業はアプリ版が便利ですが、業務データを個人スマホに入れるリスクも伴います。社内ルールで「スマホへのダウンロードは一時利用のみ」「完了後は削除」を決めておくと安全性が上がります。

ギガファイル便の受け取り方とダウンロード画面の見方

受け取り側が迷うのは、「どのボタンを押せば、どこに保存されるのか」です。ここを一度整理しておくと、取引先からの問い合わせ対応もスムーズになります。

• 受け取りの基本ステップ

  1. 送られてきたURLをクリック
  2. ダウンロードページで、
     • まとめて保存したい場合は「一括ダウンロード」
     • 必要なものだけ欲しい場合は、個別ファイルのダウンロードボタン
  3. PCなら通常は「ダウンロード」フォルダへ保存
  4. iPhone・スマホは「ファイル」アプリやブラウザのダウンロード一覧から確認

• トラブル時にまず確認するポイント

  • URLの有効期限が切れていないか
  • 送信者がファイルを削除していないか
  • 通信環境（特に社外Wi-Fiやテザリングの安定性）
  • ブラウザの変更（Chromeで駄目ならEdge、Safariなどに切り替え）
  • 端末の空き容量

私の視点で言いますと、現場トラブルの多くは「サービスの不具合」ではなく「保存先の勘違い」と「期限切れ」が占めています。送る側が一文添えるだけで、かなり防げます。

• 送信メールに入れておくと有効な一文の例

  • 「有効期限は○月○日までです」
  • 「PCの場合はダウンロードフォルダに保存されます」
  • 「iPhoneの場合はファイルアプリのダウンロード内をご確認ください」

この3行をテンプレート化しておくだけで、問い合わせ対応の手間と、ビジネスのタイムロスが目に見えて減っていきます。現場で使い倒せる“送受信の型”を早めに固めてしまうことが、結局は最もセキュアで生産的な使い方につながります。

無料なのはなぜか。ギガファイル便の料金モデルとギガファイル便無料なぜの本当のところ

「こんなに大容量で、登録も不要で、本当に無料で大丈夫なのか」。現場で一番モヤモヤが残るポイントがここです。営業やデザイナーに理由を聞かれたとき、情シスや総務がサッと説明できるレベルまでかみ砕いて整理しておきます。

ギガファイル便無料ですかと聞かれた時に説明できるポイント

まず押さえたいのは、無料ファイル便の多くが広告モデルを中心に成り立っているという点です。テレビ番組を視聴者はタダで見られる代わりに、スポンサーが広告費を払っている構図と同じイメージです。

無料で使える背景を、相手に説明する時は次の3点にまとめると伝わりやすくなります。

• 広告表示で運営コストをまかなっている

• 有料版や法人向けプランを用意し、そこからも収益を得ている場合がある

• サーバーを大容量かつ短期間利用に割り切ることで、コストを抑えている

私の視点で言いますと、現場では次のような一言が一番しっくりきています。

「大容量の倉庫をみんなでシェアして、倉庫の壁に貼られた広告で家賃を払っているイメージです」

このイメージをベースにすると、メール添付やオンラインストレージとの違いも説明しやすくなります。

手段	利用者の支払い	事業者側の収益源	想定用途
メール添付	会社のメール費用内	メールサーバー利用料	小容量のやり取り
無料ファイル便	原則0円	広告収入、有料プラン	一時的な大容量転送
オンラインストレージ	月額利用料	利用料（サブスクリプション）	継続的な共有・保管

この表をそのまま社内説明資料に貼ると、「なぜタダなのか」「どこまで業務で使うか」をセットで話しやすくなります。

ギガファイル便なぜ無料が怪しいと感じられる理由

一方で、無料というだけで「怪しい」「情報を抜かれているのでは」と感じる声も根強くあります。ここを整理しておかないと、情シスと現場でいつまでも感情的な押し問答になりがちです。

怪しく感じられやすい主な理由は次の3つです。

• 料金とセキュリティを直結させてしまう心理

  • 「お金を払っていないサービスは責任も軽いはずだ」という直感が働きやすいです。
  • ただし、実際には無料でも通信の暗号化やパスワード設定といった基本的なセキュリティ機能を備えるサービスは珍しくありません。

• URL共有型という仕組みへの不安

  • 1つのURLで誰でもアクセスできる形式は、仕組みを理解していない人から見ると「リンクが漏れたら終わり」と感じやすいです。
  • 実際の事故原因の多くは、URLの誤送信や削除忘れといったヒューマンエラーであり、料金モデルとは別問題です。

• 「タダの便利ツール」が社内ルール外で広がる構図

  • 無料で登録不要なサービスは導入ハードルが低く、情シスの知らないところで使われがちです。
  • この“見えない利用”が、シャドーITとして一番のリスクになります。サービス自体の安全性よりも、「誰が何をどのルールで送っているか」がブラックボックスになることが問題です。

現場で不安を抑えるポイントは、料金モデルの話とリスクの話を意図的に切り分けることです。

• なぜ無料か → 広告モデルとコスト構造の話

• どこまで業務で使うか → 情報の機密レベル、保持期間、アクセスログの有無で線引きする話

この2つを混ぜて議論すると、「無料だから危険」「有料だから安全」という雑なくくりに流されます。料金ではなく、どんなデータを、どの期間、どの相手と共有するのかという具体的な条件で判断軸を作ることが、情シスや管理部門に求められる実務だと考えています。

ギガファイル便の安全性をプロ視点で分解。SSLやパスワードやウイルスチェックだけでは足りない論点

「速く送れるファイル便だけど、安全面は大丈夫か」ここでモヤっとしている方に、現場目線で本音を整理します。

ギガファイル便安全性の基本やギガファイル便は何に使うのか

まず押さえたいのは、技術的な最低ラインです。代表的なポイントを整理すると次の通りです。

観点	内容	位置づけ
通信	SSL暗号化	送受信中の盗聴リスクを下げる
保持期間	期限付き保存	期間後はサーバーから削除
アクセス方法	URL共有型	URLを知る人なら誰でもアクセス可能
追加設定	パスワード・削除キー	利用者側の設定と管理に依存

一言でいうと「URLを使った一時的な大容量ファイル転送サービス」です。
相性が良いのは、次のようなデータです。

• 画像や動画などメール添付では重いデータ

• 取引先との一時的な作業用データ

• 公開しても支障が小さいセミナー資料やパンフレット案

機密度が高いファイルを長期保管するためのストレージではなく、「送って消す」が前提のファイル便として捉えると判断しやすくなります。

ギガファイル便がダメな理由と言われるときに出てくる3つの誤解

業務での利用相談を受けると、次のような誤解がよく出てきます。

1. 無料サービスは全部危険という思い込み
   無料か有料かはビジネスモデルの違いであり、セキュリティレベルを直接示す指標ではありません。重要なのは「どこまで仕様が公開されているか」「運用ルールを社内で整えているか」です。

2. URL型ファイル便＝必ず情報漏洩するという極論
   実際には、URLをどの範囲に配るか、パスワードを分けて送るかでリスクは大きく変わります。郵便に置き換えると、封筒を誰に渡すか、鍵付きロッカーに入れるか、といった違いに近いイメージです。

3. オンラインストレージと同じ役割だと勘違いすること
   ログ管理やアクセス制御を前提にしたクラウドストレージと、URLベースの一時共有サービスを同じ土俵で比較すると、「ログが弱いからダメ」といった評価になりがちです。そもそもの用途が違います。

私の視点で言いますと、「ダメかどうか」より「どんな場面なら許容できるか」を決めていないことの方が、はるかに危険だと感じます。

実務で問題になるのはヒューマンエラー。ギガファイル便安全性ビジネスの落とし穴

現場で実際に事故につながるのは、サービスの技術仕様よりも人の操作ミスです。よくあるパターンを整理します。

• アドレス誤入力によるURL誤送信

  間違った相手にリンクを送り、さらにパスワードも同じメールに書いてしまうケースです。PPAP文化がそのまま流用されがちです。

• 保持期間を長く設定し過ぎる

  期限を最大日数にして「削除キー」を控え忘れ、相手もこちらも削除できないまま、長期間ファイルが残り続けるケースです。

• 個人スマホアプリから業務データを扱う

  スマホのギャラリーとクラウドストレージとダウンロードフォルダの区別がつかず、どこにデータが残っているか誰も把握できなくなります。ここからシャドーIT化が一気に進みます。

技術対策とヒューマンエラーの関係を、ざっくりマッピングするとこうなります。

種類	主な対策	見落としがちな点
技術的リスク	SSL、ウイルスチェック、アクセス制御	サービス選定時に一度確認すれば整理しやすい
運用リスク	誤送信、削除忘れ、私物端末利用	個人の判断に委ねるとバラつきが激しくなる

無料のファイル便を全面禁止すると、現場はLINEや個人クラウドへ流れやすくなります。
その結果、情シスや総務がログも追えない「見えないファイル共有」が増え、表向きのルールより実態の方が危険になることも少なくありません。

安全性を高めたいなら、

• 送ってよい情報のレベルを決める

• 保持期間と削除キー管理のルールを決める

• 誤送信時の連絡フローを紙1枚で共有する

この3点だけでも、リスクは現実的なラインまで下げられます。ファイル便そのものを恐れるより、「人とルール」の設計にこそテコ入れする価値があります。

業務でギガファイル便を使うならどこまで許容か。無料ファイル便やオンラインストレージの線引きルール

「とりあえず便利」から「きちんと安全」へ。ここを押さえるかどうかで、情報漏洩リスクもシャドーITも大きく変わります。

ギガファイル便安全性ビジネスの許容ラインを決める3段階モデル

私の視点で言いますと、まずは「何を送るのか」だけを軸に3段階で線引きすると、現場が一気に判断しやすくなります。

レベル分けの目安

• レベル1：社外公開情報

  例：チラシPDF、セミナー案内、一般配布資料
  → 無料ファイル便を「原則OK」

• レベル2：通常の業務資料

  例：見積書、提案資料、社名入りのExcel
  → 無料ファイル便はパスワード＋短い保持期間（7日以内）を条件に「限定的にOK」

• レベル3：機密・個人情報を含むデータ

  例：顧客リスト、契約書原本データ、人事情報、カード情報
  → 無料ファイル便は「原則NG」、セキュアなオンラインストレージや社内ストレージに限定

この3段階を就業規則レベルではなく、「現場用の1枚シート」として配ると、営業やデザイナーがその場で判断しやすくなります。

ファイル便とは何かやオンラインストレージの違いを現場言語で整理

無料のファイル便とオンラインストレージは、宅配便とレンタル倉庫くらい目的が違います。

主な違いを現場目線で整理すると次の通りです。

項目	ファイル便	オンラインストレージ
主目的	一時的なファイル転送	継続的な共有・保管
保持期間	数日〜数十日で自動削除	原則無期限（契約中）
認証	URL＋任意のパスワード	アカウント認証＋権限設定
アクセスログ	ないか、限定的	閲覧・ダウンロード履歴を記録
管理対象	ファイル単位	フォルダ・ユーザー・グループ単位

ここを誤解して「社内共有にもファイル便を使い続ける」と、どこに最新ファイルがあるのか分からないカオス状態になりやすいです。
逆に、単発の動画送信にオンラインストレージを毎回新規フォルダ作成から始めるのは、現場から見ると明らかに過剰です。

ギガファイル便がダメなシーンや逆に最適な利用シーン

「何が何でも禁止」にすると、現場はLINEや個人クラウドに流れてシャドーITが加速します。ダメな場面と最適な場面をはっきり言語化することが重要です。

避けるべきシーン（業務としてNG寄り）

• 顧客の個人情報を含むCSVやSAMBAから抜き出したデータを転送するとき

• 取引基本契約書や秘密保持契約のドラフトのやり取り

• 役員会資料や人事評価資料の共有

• クレジットカード情報が含まれる決済関連データの送受信

これらはアクセス制御とログが取れるセキュア環境が必須です。オンラインストレージやメールの暗号化サービスを優先すべき領域です。

逆に最適なシーン（有効活用しやすい）

• 動画・画像・デザインデータなど、サイズが大きい一時データの共有

• 取引先との単発のファイルやり取りで、相手側にアカウント発行が難しい場合

• セミナー録画やWeb会議の録画データを、期間限定で配布したい場合

  → 期限を短く設定し、不要になったら削除キーで即削除する運用と相性が良いです。

現場に伝える時は、次のようなシンプルなルールに落とし込むと動きやすくなります。

• 「人の名前やお金が関係するデータは使わない」

• 「ファイル便は“送り終わったら消える宅配便”だと思って、長期保管はしない」

• 「迷ったらレベル3扱いにして、情報システム担当に相談する」

このラインを先に決めておくと、「今日もとりあえずギガで送っておきました」という曖昧な運用から卒業しやすくなります。

ギガファイル便トラブル実録。ダウンロードできないや保存できないや見方が分からない時のチェックリスト

「急ぎで送ってもらったはずのファイルが開けない」──現場で一番多い悲鳴がここです。原因はサービスよりも、端末や設定のクセにあるケースがほとんどです。よくある落とし穴を、チェックリスト形式で整理します。

ダウンロードできないときに見るべき5つのポイント

私の視点で言いますと、問い合わせの7〜8割は次のどれかに当てはまります。まずはここだけ順番に確認してみてください。

1. URLの有効期限と削除状況
   ・期限切れになっていないか
   ・送信側が削除キーで消していないか

2. 通信環境と回線の安定性
   ・Wi‑Fiが不安定だと途中で失敗しやすい
   ・モバイル回線の場合はGB残量も確認

3. ブラウザの種類とバージョン
   ・古いブラウザや企業の独自ブラウザは失敗しがち
   ・ChromeかEdgeの最新版で試す

4. 端末の空き容量
   ・特に動画やZIPは数GB単位で空きが必要
   ・不要な写真やアプリを一時的に削除

5. 保存先フォルダの確認
   ・PCは「ダウンロード」フォルダが基本
   ・ブラウザの設定で保存先が変わっていないか確認

この5項目をチェックしても駄目な場合は、別ブラウザ・別端末で試すと一気に解決するケースが多いです。

iPhoneやスマホでの保存トラブルと保存先設定の罠

スマホで「保存できない」「どこに行ったか分からない」が増えている背景は、保存先が複数あることにあります。

代表的なパターンを整理します。

症状	よくある原因	確認ポイント
保存ボタンを押しても見つからない	写真アプリではなくファイルアプリに保存	ファイルアプリの「ダウンロード」や「最近使った項目」を開く
動画が再生できない	容量不足または対応していない再生アプリ	本体ストレージ残量と、別プレイヤーアプリでの再生を試す
保存途中で止まる	バックグラウンド制限や画面ロック	画面をつけたままWi‑Fiで再トライ

ポイントは、「写真」と「ファイル」と「クラウド」を頭の中で切り分けることです。

• 写真アプリ：カメラロール用の画像・動画置き場

• ファイルアプリ：ZIPやPDF、仕事用資料の置き場

• 各種クラウド：OneDriveやGoogleドライブなどオンラインストレージ

スマホで業務データを扱うときは、ファイルアプリ配下か、会社指定のクラウドストレージに保存先を統一すると、紛失リスクが一気に下がります。

ギガファイル便アプリやブラウザの使い分けとシャドーIT的リスク

アプリとブラウザ、どちらで使うかは「利便性」と「管理しやすさ」のトレードオフになります。

• ブラウザ利用のメリット

  • インストール不要で、会社PCや共有端末でも使いやすい
  • ログやフィルタリングを既存のWebセキュリティでカバーしやすい

• アプリ利用のメリット

  • スマホからのアップロードが直感的で、大容量動画も扱いやすい
  • 通信の安定性や再開機能が強いケースがある

一方で、スマホアプリを私物端末に入れて業務データを扱うと、シャドーITの温床になりやすくなります。

• 退職時にデータが端末内に残る

• 端末紛失時に、どこまで流出したか把握しづらい

• 情シス側でアクセスログや送信履歴を追えない

業務利用であれば、最低限次をルール化しておくと安全度が上がります。

• 私物スマホに保存してよいファイルのレベルを明文化する

• アプリ利用を許可する部署と用途を限定する

• URL送信時は、メールアドレスと宛先名を必ずダブルチェックする運用を徹底する

「ファイル便サービス自体が危ない」のではなく、どの端末から・どの経路で・どこまでの情報を扱うかを決め切れていないことが、情報漏洩リスクの本質です。ダウンロードや保存のトラブル対応をきっかけに、社内のルールも一度棚卸ししてみてください。

宅ファイル便の代わりにギガファイル便で本当に良いか。ファイル便やオンラインストレージの比較表で見る「次の一手」

宅ファイル便終了後に増えたとりあえずギガファイル便運用の危うさ

宅ファイル便が終了してから、多くの企業で「とりあえず容量が大きくて無料なファイル便を使おう」という流れが一気に加速しました。営業やデザイナーが大容量データを送るたびにURLを発行し、メールで相手に転送するスタイルです。

便利ですが、現場で本当に問題になっているのはセキュリティ機能そのものより“運用のユルさ”です。

• URLを誤ったアドレスに送信した

• 保持期間を最長にして放置し、削除キーも保存していなかった

• パスワードを同じメール本文に書いて送ってしまった

私の視点で言いますと、無料のファイル便を全面禁止した会社ほど、スタッフが個人クラウドや私物スマホでデータを共有し始めるシャドーIT化が起きやすい印象があります。つまり「とりあえず禁止」も「とりあえず無料ツールに丸投げ」も、どちらも危うい運用なのです。

ギガファイル便や宅ファイル便やメガファイル便やクラウドストレージの比較表

では、メール添付やファイル便、オンラインストレージをどう使い分けるべきかを、現場で意思決定しやすいように整理します。

ツール種別	主な用途	容量	保持期間	アクセス管理/ログ	向いているシーン
メール添付	小さいファイル送信	小容量	メール保存期間	送受信ログのみ	見積書やテキスト資料
無料ファイル便	一時的な大容量転送	大容量	数日～数十日	URL＋パスワード中心	動画や制作データの単発共有
従来型ファイル便(宅/メガ系)	会員制の大容量転送	中～大容量	サービス仕様に依存	一部操作ログ	取引先固定・利用頻度中程度
法人向けオンラインストレージ	継続的な共有・保管	中～大容量	契約中は保持	ユーザー単位のアクセス権・詳細ログ	社内外プロジェクト、長期運用

無料のファイル便は、「一時的に荷物を預けるロッカー」のイメージです。対してオンラインストレージは「鍵付きの倉庫＋出入り記録付き」に近く、アクセス権限やログ、トラストモデルまで含めてセキュアな運用を組み立てやすいのが特徴です。

無料ファイル便からセキュアなオンラインストレージへ移行するタイミング

では、どこからが「ロッカー」ではなく「倉庫」に切り替えるべきラインでしょうか。判断しやすいように、3つの視点で整理します。

• 人数が増えてきた時

  利用ユーザーや拠点が増え、「誰がどのファイルにアクセスできるか」を管理したくなった段階がサインです。共有リンクだけでは制御しきれなくなります。

• 送る情報の中身が変わった時

  名刺情報、注文データ、契約書、設計図など、個人情報や機密度の高い資料が混ざり始めたら、URLだけでアクセスできる仕組みからは卒業すべきです。

• ファイルが“資産”になった時

  過去の制作データやマニュアル、営業資料を「あとから検索して再利用したい」段階になると、保持期間付きの一時転送サービスでは業務に合いません。オンラインストレージでフォルダ構成やアクセス権を整理した方が、結果的にコストとリスクの両方を下げられます。

ファイル便は、今すぐ大容量データを相手に届けるための瞬発力の高いツールです。一方、オンラインストレージは、業務プロセス全体でファイルを管理し、情報漏洩対策やコンプライアンスを守るための土台となるインフラです。

「宅ファイル便が終わったから、代わりの無料サービスを探す」という発想から、「自社のファイルの流れをどう設計するか」という視点に切り替えた瞬間に、次の一手がクリアになります。現場のスピードを落とさず、セキュアな環境をどう組み合わせるかが、これからの情報システム担当に求められる腕の見せどころです。

情シスや総務がまずやるべき、ギガファイル便利用ルールと情報漏洩対策のミニマム版チェックリスト

大容量ファイル便は、放っておくと「便利な抜け道」から「穴だらけの裏口」に変わります。最初に少しだけ手をかけておくと、その後のヒヤリハットが一気に減ります。

ここでは、現場で本当に効くミニマム版のルールとフローにだけ絞って整理します。

利用ルールで決めておきたい設定項目や禁止事項

まずは、「使ってもよい条件」を先に決めてしまいます。ポイントは機能の細かい話より、誰が見ても判断できるシンプルさです。

利用可否のラインは、次の3段階に分けておくと現場が迷いません。

情報レベル	例	ファイル便利用
レベル1 公開情報	チラシ、セミナー資料、Web掲載済みPDF	原則OK
レベル2 通常業務資料	見積書、提案書、社外向けマニュアル	条件付きでOK
レベル3 機密・個人情報	契約書の原本データ、社員名簿、顧客リスト	原則禁止

そのうえで、最低限ルール化したい設定項目は次の通りです。

• レベル2の資料は必ずパスワード付き圧縮ファイルにして送信

• パスワードはメールとは別経路（チャットや電話）で共有

• 保持期間は最長7日までなど、上限を決める

• アップロード直後に削除キーを控える（共有フォルダや社内ツールで管理）

• 受信者に対して、ダウンロード完了後の削除依頼もテンプレート化

禁止事項も明文化しておきます。

• レベル3情報（個人情報、健康情報、重要契約データ）の送信

• URLを、そのまま別の相手へ転送する再共有

• 私物スマホのアプリから業務データをアップロード

• 無許可で他クラウドストレージへ再保存

私の視点で言いますと、「URLを他部署に転送しない」「保持期間を延ばさない」の2つだけを徹底した会社は、ヒヤリ報告の数が目に見えて減っていました。

トラブル発生時の対応フローを先に決めておく意外な効果

情報漏洩で致命傷になるのは、「事故そのもの」よりも「発覚してからの迷走」です。事前にフローを紙1枚で決めておくだけで、現場の心理的負担も大きく変わります。

おすすめは、次の3ステップをA4一枚にまとめておくことです。

1. 気づいた人がやること

   • 誤ったURL送信に気づいたら、即座に上長と情シスへ連絡
   • まだアクセスされていない可能性が高い場合は、削除キーで即削除
   • 誤送信先にも、判明していれば電話で削除依頼

2. 情シス・総務がやること

   • 対象ファイル、送信先アドレス、送信時刻をヒアリング
   • メールログやアクセスログ（取得可能なら）を確認
   • 影響範囲を3段階（軽微・要連絡・重大）で暫定判定

3. 経営層への報告と社外対応

   • 重大の可能性があれば、速やかに経営層へ報告
   • 取引先への説明文テンプレートを準備しておき、必要に応じて送付

このフローを作る意外な副作用があります。それは、ルール作成の打ち合わせの中で「そもそもこのレベルの情報をファイル便で送るのは怖いよね」という認識共有が進み、ツール選択そのものが慎重になることです。

DXと情報セキュリティの両立。ファイル便を起点に見直す業務プロセス

大容量ファイル便のルール作りは、DXの入口にもなります。なぜなら、次のような「そもそも論」が自然と出てくるからです。

• 毎回同じ相手に同じ種類のファイルを送っている

• 過去データを探すのに、メールボックスを掘り返している

• 誰がいつダウンロードしたか、結局よく分からない

こうした状況が見えたタイミングは、ファイル便からオンラインストレージや社内ファイルサーバーへの移行を検討するベストタイミングです。

手段	得意な用途	弱いポイント
メール添付	小さなファイルの単発送信	容量制限、誤送信時の影響大
ファイル便	一時的な大容量転送	アクセス制御やログが弱い
オンラインストレージ	継続的な共有、共同編集	初期設計と運用ルールが必要
社内ファイルサーバー	社内向け保管と権限管理	社外共有には別手段が必要

情シスや総務が目指したいのは、「禁止だけのルール」ではなく、「安全に便利な選択肢を増やすルール」です。

• レベル1・2の一時共有は大容量ファイル便

• 長期的な共有や機密度が高いデータはオンラインストレージや社内サーバー

• メールは通知と軽量ファイルだけに絞る

このような役割分担を決めておくと、現場はツール選びで迷いにくくなりますし、結果としてセキュアな運用とDXの両方が進みます。ファイル便のルール作りをきっかけに、会社全体のファイル共有の「地図」を描き直してみてください。

Digital Port編集部の目線で見るギガファイル便とオフィスインフラやDXの関係

営業が動画を送りたくて、その場しのぎでファイル便を使い始めた瞬間から、会社のDXとセキュリティの物語が静かに動き出します。ここでは、その「とりあえず」を武器に変える視点をまとめます。

無料ツールやUTMやファイルサーバーやクラウドの全体設計をどう描くか

ファイル便だけを単体で議論すると迷走します。実際には、次の4レイヤーをセットで設計するイメージが近道です。

• 外部との境界: UTMやメールセキュリティ

• 一時的な受け渡し: ファイル便

• 継続的な共有: オンラインストレージ

• 社内基盤: ファイルサーバーやNAS

この4つを「誰が・どの情報を・どの頻度で・どこからアクセスするか」で割り振ると、急に整理されます。

レイヤー	主な役割	典型的なツール例	情報レベルの目安
UTM・メール	外部との入口・出口制御	UTM機器、メールゲートウェイ	全メール・全Web通信
ファイル便	一時的な大容量転送	無料ファイル便各種	機密度が中以下の一時データ
オンラインストレージ	継続共有・ログ管理	各種クラウドストレージ	機密度中〜高の業務データ
ファイルサーバー	社内保管・バックアップ	Windowsサーバー、NASなど	マスターデータ・長期保管用

私の視点で言いますと、「容量」だけでなく「ログが残るか」「アクセス権を誰が管理するか」を設計図の最初から書き込めるかどうかで、その会社のDXの伸びしろが決まってきます。

とりあえずギガファイル便から一歩前に進むための相談テーマ例

現場からの「これ、業務で使っていいですか？」という問いは、単なる是非ではなく、DXの入口です。情シスや総務が経営層と一緒に検討しやすいテーマを挙げます。

• ファイルの「交通整理」をどうするか

  • どの資料までファイル便で許容し、どこからはクラウドストレージ必須にするか
  • 社外公開資料・通常業務資料・社外秘の3段階ルール化

• ログとトラストの設計

  • 取引先とのやり取りを「リンクURL任せ」にせず、誰がいつダウンロードしたかまで追える仕組みをどこから導入するか
  • アクセスログを、インシデント対応だけでなく「誰がどの資料をよく使っているか」という業務改善のヒントに変える発想

• シャドーITをどう可視化するか

  • 個人のクラウドや私物スマホアプリに流れているファイル共有を棚卸しし、公式ルートに“避難”させる計画作り

このあたりを整理してからツールを比較すると、「無料か有料か」ではなく、「自社の業務フローにどこまでフィットするか」で冷静に判断できるようになります。

読者が次に取るべきアクションを整理する

最後に、今日から動けるチェックリストを置いておきます。セミナーやコンサルに出る前に、これだけ洗い出しておくと議論が一気に深まります。

1. 現状把握

• 社内で使われているファイル共有手段をすべて列挙（メール添付・ファイル便・クラウド・SAMBA共有など）

• よく外部に送っているデータの種類と容量、頻度を洗い出し

• 情報漏洩や誤送信の「ヒヤリハット」を3件以上メモする

2. ルールの仮案づくり

• 「ファイル便で送ってよい情報の条件」を1行で書く

• 保持期間の上限・パスワードルール・削除手順をA4一枚にまとめる

• 誤送信に気づいたときの連絡先と初動フローを決める

3. インフラ全体のアップデート計画

• UTM・メールセキュリティ・ファイルサーバー・クラウドの現状を一枚の図にする

• 1年後に「メール添付をどこまで減らしたいか」を目標として数値化

• 必要ならベンダーや専門家に「この図」を見せながら相談する

この3ステップを踏むだけで、「なんとなく不安な無料ツール」から、「会社全体の情報フローを見直すトリガー」へと意味合いが変わります。DXは特別なプロジェクトではなく、ファイル1本の送り方を見直すところから静かに始まります。

この記事を書いた理由

著者 – 平井 悠介 | 株式会社アクスワン 広報 / 『Digital Port』編集・運営

2020年に宅ファイル便が終了して以降、「とりあえずギガファイル便で」と運用している企業からの相談が、弊社だけで15社以上続きました。共通していたのは、情シスや総務が全体設計を決める前に、現場が先に使い始めてしまっていることです。
印象的だったのは、設計会社の事例です。外注先との図面共有にギガファイル便を多用していたところ、退職者の私物スマホ内に顧客データが残ったままになっていたことが、UTM更新の打ち合わせ中に発覚しました。ルールと使い方の「ちょっとしたすり合わせ」を後回しにした結果でした。
一方で、広告代理店の案件では、ギガファイル便とオンラインストレージの役割を整理し、パスワード運用と保管期間をルール化しただけで、問い合わせとトラブルが目に見えて減りました。
便利な無料ツールを頭ごなしに否定するのではなく、「どこまで許容し、どこからは変えるか」を現場の言葉で整理したい。そのために、自分が見てきた実際の運用とオフィスインフラの設計視点を踏まえ、このテーマをまとめました。